So wird’s gemacht

Wir können diese Karte als Diskussionstool nutzen, indem wir alle jeweils ein Kreuz bei der Stufe setzen, die wir persönlich als die richtige für diesen Prozess ansehen. Dann einigen wir uns auf eine Stufe, die wir dann nochmals markieren.

Oder wir nutzen die Karte als Kommunikationstool und markieren die Stufe, auf der der Prozess stattfinden soll, um allen Akteur*innen zu zeigen, woran sie sind.

Gut zu wissen

Keine Stufe ist per se schlechter oder besser als die anderen. Hier geht es darum, Klarheit darüber zu schaffen, wer sich in welchen Bereichen einbringen kann – und in welchen nicht. So sollen Frustrationen vermieden werden.

Gemeinsame Organisation
Alle können sich in die Organisation des gesamten Prozesses einbringen – also ab Karte 00.

Mitentscheidung
Alle können gleichberechtigt über die endgültig angenommene Lösung entscheiden.

Vorschlag
Alle können gleichberechtigt über eine der gestalteten Lösungen als Vorschlag abstimmen.

Mitwirkung
Alle können Rollen in der Durchführung des Prozesses oder einzelner Methoden einnehmen.

Mitgestaltung
Alle können an der Gestaltung von Lösungsvorschlägen mitarbeiten.

Befragung
Alle werden zu ihren Wünschen und Bedürfnissen bezüglich der Fragestellung befragt.

Information
Alle erhalten alle Informationen über den Prozess und werden über neue Entwicklungen auf dem Laufenden gehalten.

Das kann auch passieren

Nun geht es darum, eine allgemeine gemeinsame Haltung zu finden. Später können wir die von uns gewählte Stufe nach praktischen Gesichtspunkten anpassen. Das sollten wir nach Karte 05 tun.

So wird’s gemacht

In diesem Schritt geht es darum, ein geteiltes Verständnis von der Fragestellung herauszuarbeiten. Dazu stellen uns die Fallgeber*innen ihre Fragestellung vor. Wenn es Unklarheiten gibt, stellen wir Nachfragen. Mit ihren Antworten grenzen die Fallgeber*innen ihr Thema genauer ein.

Gut zu wissen

Wir sollten uns hier nicht in Diskussionen verlieren, die schon Lösungen für die Fragestellung vorwegnehmen, die einzelne Personen für richtig halten. Was eine gute und sinnvolle Lösung ist, werden wir im weiteren Prozessverlauf ausarbeiten.

Wenn es spontan keine Nachfragen gibt, können ein paar Personen aus der Gruppe die Fragestellung mit eigenen Worten wiedergeben. So stellen wir sicher, dass die Fragestellung richtig und von allen in demselben Sinn verstanden worden ist.

Das kann auch passieren

Wenn sich zeigt, dass in der Gruppe sehr unterschiedliche Auffassungen von der Fragestellung aufeinandertreffen, kann es helfen, zuerst mit einer geeigneten Methode Klarheit zu schaffen.

So wird’s gemacht

Auf dieser Karte geht es darum, zu reflektieren, wie wichtig die Fragestellung für uns und unsere Organisation ist. Jede*r setzt in allen drei Feldern jeweils ein Kreuz. Dadurch ergibt sich visuell eine Einschätzung von der ganzen Gruppe.

Wir sprechen unsere Überlegungen laut aus, während wir die Kreuze setzen, um den Denkprozess in der Gruppe zu unterstützen. Wir können zwischen den Aussagen abstufen, indem wir Kreuze einfach dazwischen platzieren.

Gut zu wissen

Das Bild, das sich hier ergibt, ist nicht endgültig, denn auch, wenn wir alle Kreuze ganz unten setzen, kann eine Fragestellung eher oberflächliche Auswirkungen haben, oder andersherum. Die Felder stellen lediglich Leitfragen dar. Vielleicht fallen uns noch weitere ein, die für uns aussagekräftiger sind.

Das kann auch passieren

Wenn wir zu einer oder auch allen drei Fragen keine Aussage treffen können, zum Beispiel weil die Antwort von dem Ergebnis des Prozesses abhängt, machen wir mit Karte 03 weiter. Wichtig ist nur, dass wir über die Fragen nachgedacht haben.

So wird’s gemacht

Nachdem wir auf Karte 02 Vorarbeit geleistet haben, nehmen wir hier eine allgemeine Einschätzung der Fragestellung vor. Wieder setzt jede*r eine Markierung und kann dabei frei und individuell ­zwischen den beiden Enden der Skala abstufen.

Gut zu wissen

Das Stimmungsbild, das sich dabei herausstellt, gibt uns einen Anhaltspunkt, wie ernst die Fragestellung ist und wie wichtig sie die anderen Mitglieder der Gruppe finden. So können wir uns angemessen in den Prozess einbringen.

Das kann auch passieren

Vielleicht zeigt sich, dass die meisten die Fragestellung weit oben auf der Skala einordnen. In dem Fall ist es wahrscheinlich nicht nötig, einen vollständigen Partizipationsprozess durchzuführen.

Die Fallgeber*innen und alle, die an der Entscheidung interessiert sind, können die Fragestellung stattdessen in kleiner Runde bearbeiten.

Wir nutzen die Gelegenheit, in der Gruppe abzustimmen, ob alle die ausgearbeiteten Lösungsvorschläge vor der endgültigen Entscheidungsfindung sehen möchten, oder ob wir den Fallgeber*innen die Entscheidung in dieser Sache überlassen.

So wird‘s gemacht

Auf dieser Karte können wir die Akteur*innen, die von unserer ­Fragestellung betroffen sind, einfach umkreisen. Die leeren Linien können wir nutzen, um weitere ­Akteur*innen zu ergänzen, denn die hier aufgeführten Gruppen sind nur einige Beispiele, die häufig involviert sind. Aber vielleicht gibt es für unsere Fragestellung andere, ganz spezielle Akteur*innen.

Gut zu wissen

Akteur*innen…

• sind alle Personen, die von unserer Fragestellung ­betroffen sind
• können einzelne Personen oder Gruppen sein
• müssen nicht unbedingt zu unserer Organisation gehören
• sind andersherum nicht automatisch alle Mitglieder der  Organisation, sondern nur die, die betroffen sind
• müssen sich nicht unbedingt aktiv am Prozess und seiner Planung beteiligen

Das kann auch passieren

Wir wollen die Stufe der Gemeinsamen Organisation erreichen, aber stellen fest, dass wir angefangen haben, ohne dass alle Akteur*innen dabei sind? Wir holen die fehlenden Akteur*innen mit ins Boot und fahren dann fort!

So wird’s gemacht

Diese Karte betrachten wir zunächst für sich und umkreisen alle Kanäle, die wir nutzen und über die wir erreichbar sind. Auch hier sind die aufgeführten Kanäle nur Beispiele. Wenn es bei uns noch weitere Kanäle gibt, ergänzen wir sie auf den leeren Linien.

In einem zweiten Schritt legen wir diese Karte neben Karte 04 und verbinden die Akteur*innen mit den jeweiligen Kanälen, über die sie erreichbar sind. Vielleicht fallen uns dabei noch mehr Kanäle oder Akteur*innen ein, die wir ergänzen können.

Gut zu wissen

• können Medien oder Veranstaltungen sein
• verbinden Akteur*innen und die Gruppe, die den Prozess plant
• dienen der Kommunikation, der gemeinsamen Gestaltung von Lösungen und der Entscheidungsfindung

Das kann auch passieren

Wenn sich zeigt, dass einzelne Akteur*innen über keinen der bestehenden Kanäle erreicht werden, überlegen wir, welche neuen Kanäle wir schaffen können, damit sich alle an unserem Prozess beteiligen können.

So wird’s gemacht

Wir suchen für die beiden Abschnitte jeweils Methoden aus, die uns ansprechen. Die Methoden sind den verschiedenen Abschnitten zugeordnet und können auch zu mehreren Abschnitten passen.

Wir wählen Methoden, die zu unserer Fragestellung, unseren Akteur*innen und ihren Fähigkeiten, unseren Kanälen, Zeitrahmen und Gruppengröße passen. Wir suchen jeweils so viele Methoden aus, wie wir für nötig ­halten, um alle Akteur*innen zu erreichen und das Ziel des jeweiligen Abschnitts zu erfüllen.

Wir drucken die Methodenkarten aus und füllen die Felder Zeitrahmen, Kanäle und Akteur*innen aus.

Gut zu wissen

Auf Karte 06 und Karte 07 geht es um die Planung unseres Prozesses! Dieser besteht aus zwei Phasen, der Erkundungsphase und der Lösungsphase, die wiederum jeweils aus zwei Abschnitten bestehen.

Am Ende der Erkundungsphase haben wir ein Verständnis dafür entwickelt, welche Wünsche es bei den Beteiligten gibt. Wünsche sind die Anforderungen und Bedürfnisse, die die verschiedenen Akteur*innen an an eine gute Lösung haben.

Die Methoden im ersten Abschnitt helfen uns dabei, Wünsche zu sammeln. Manche müssen dafür zuerst den Akteur*innen selbst bewusst werden. Im zweiten Abschnitt geht es darum, dass die Akteur*innen in einen Dialog über ihre Wünsche gehen, um die Situation und Sichtweise der anderen zu verstehen.

Das kann auch passieren

Wir können Methoden zu Workshops zusammenfassen, um Akteur*innen nicht immer wieder zu neuen Terminen einladen zu müssen. Die Reihenfolge der Abschnitte sollten wir dabei natürlich einhalten. Außerdem ist es sinnvoll, zwischen Erkundungs- und Lösungsphase eine Pause zu haben, in der sich die Erkenntnisse setzen können.

Wenn wir während der Durchführung des Prozesses merken, dass wir gerne noch eine Methode ergänzen möchten, können wir das jederzeit tun. Ebenso können wir Methoden wieder streichen, wenn wir das Gefühl haben, sie nicht mehr zu brauchen.

So wird’s gemacht

Wir suchen für die beiden Abschnitte jeweils Methoden aus, die uns ansprechen. Die Methoden sind den verschiedenen Abschnitten zugeordnet und können auch zu mehreren Abschnitten passen.

Wir wählen Methoden, die zu unserer Fragestellung, unseren Akteur*innen und ihren Fähigkeiten, unseren Kanälen, Zeitrahmen und Gruppengröße passen. Wir suchen jeweils so viele Methoden aus, wie wir für nötig ­halten, um alle Akteur*innen zu erreichen und das Ziel des jeweiligen Abschnitts zu erfüllen.

Wir drucken die Methodenkarten aus und füllen die Felder Zeitrahmen, Kanäle und Akteur*innen aus.

Gut zu wissen

Auf Karte 06 und Karte 07 geht es um die Planung unseres Prozesses! Dieser besteht aus zwei Phasen, der Erkundungsphase und der Lösungsphase, die wiederum jeweils aus zwei Abschnitten bestehen.

Mit den gesammelten Wünschen gehen wir in die Lösungsphase, wo sie als Nährboden für die Entwicklung guter Lösungen dienen. Im ersten Abschnitt der Lösungsphase gestalten wir Lösungen mithilfe von Kreativitätstechniken.

Im zweiten Abschnitt werden die Lösungen getestet, um sie ­bewerten und gegebenenfalls verbessern zu können. So haben wir am Ende der Lösungsphase eine Auswahl von Vorschlägen, zwischen denen wir uns dann entscheiden müssen.

Das kann auch passieren

Wir können Methoden zu Workshops zusammenfassen, um Akteur*innen nicht immer wieder zu neuen Terminen einladen zu müssen. Die Reihenfolge der Abschnitte sollten wir dabei natürlich einhalten. Außerdem ist es sinnvoll, zwischen Erkundungs- und Lösungsphase eine Pause zu haben, in der sich die Erkenntnisse setzen können.

Wenn wir während der Durchführung des Prozesses merken, dass wir gerne noch eine Methode ergänzen möchten, können wir das jederzeit tun. Ebenso können wir Methoden wieder streichen, wenn wir das Gefühl haben, sie nicht mehr zu brauchen.

So wird’s gemacht

Nachem wir Methoden ausgewählt haben, sollten wir einen Blick auf die Rollen werfen, die wir brauchen, um die einzelnen Methoden erfolgreich durchzuführen. Wir kreisen die Rollen, die wir benötigen, ein. Die gezeigten Rollen sind nur Beispiele. Wenn wir andere Rollen benötigen, können wir sie auf den leeren Linien ergänzen.

Wir drucken die benötigten Rollenkarten aus und ergänzen jeweils die Felder Methoden und Phasen und Akteur*innen und Personen. Für eigene Rollen können wir die Blanko-Rollenkarte benutzen.

Gut zu wissen

Statt Rollen zuzuteilen, können wir diese Karte auch nutzen, um zu kommunizieren, welche Aufgaben wir bereits wahrnehmen. Dabei können wir auch auf den vorgefertigten Rollenkarten Aufgaben und Entscheidungsspielräume ergänzen oder streichen.

Die Rollen sind nicht organisationsbezogen und stellen keine Ämter dar, sondern sind lediglich auf den Prozess bezogen, den wir gerade planen. Manchmal sind Rollen sogar nur für einzelne Methoden sinnvoll, während wir sie für den Rest des Prozesses nicht benötigen.

Das kann auch passieren

Es müssen nicht alle Rollen vergeben sein. Vor allem in kleinen Gruppen kann es sein, dass wir gut ohne eine feste Zuordnung von Rollen auskommen. Ebenso kann es sein, dass manche Personen mehrere Rollen innehaben und verschiedene Aufgaben übernehmen.

So wird’s gemacht

Wir sammeln gemeinsam alles Gute und alles Verbesserungswürdige, was uns einfällt. Das kann sich auf Methoden beziehen, auf Rollen, auf Kanäle, Kommunikationsprobleme, Missverständnisse, oder Situationen, in denen es einfach gut lief – alles, was mit dem Prozess zu tun hat. Das sollten wir am besten tun, bevor wir uns an die Umsetzung unserer Entscheidung begeben.

Gut zu wissen

Nun haben wir den Prozess abgeschlossen und eine Entscheidung zu unserer Fragestellung gefällt. Neben dem inhaltlichen Wissen zur Fragestellung haben wir uns aber noch mehr erarbeitet: Erfahrung darin, wie wir als Organisation am besten Entscheidungen treffen und zusammenarbeiten!

Dieses Wissen können wir nicht nur bei großen Fragen anwenden, sondern auch im Alltag unserer Organisation. Deswegen sollten wir uns die Zeit nehmen, unseren Prozess zu reflektieren.

So wird’s gemacht

Wir reflektieren, wo es in unserem Prozess zu Zielkonflikten oder Meinungsverschiedenheiten über den besten Weg zu einem Ziel gekommen ist. Dazu notieren wir jeweils die Werte oder Ideen, die dahinter stehen. Dann markieren wir jeweils den Wert, der sich unserem Empfinden nach durchgesetzt hat.

Gut zu wissen

Im Laufe eines Prozesses lernen wir nicht nur, wie wir gut zusammenarbeiten können, sondern auch, was uns als Organisation besonders wichtig ist. Das zeigt sich vor allem in Konflikten.

Zielkonflikte können an jedem Punkt im Prozess auftreten, aber am häufigsten zeigen sie sich, wenn es darum geht, Lösungen zu gestalten und zu testen.

Das kann auch passieren

Wenn es in unserem Prozess keine Konflikte gab, haben wir offenbar bereits ein ausgeprägtes geteiltes Werteverständnis. Wenn wir jedoch nicht so genau formulieren können, welche Werte das eigentlich sind, können wir in der linken Spalte statt Konflikten Situationen sammeln, in denen wir als Gruppe besonders auf einer Wellenlänge waren und so Ideen entwickeln konnten, denen alle sofort zugestimmt haben. In der rechten Spalte notieren wir anschließend die Werte, die unserem Empfinden nach dahinterstehen.

So wird’s gemacht

Die Werte, die hinter den Konflikten auf Karte 10 stehen, setzen wir nun zueinander in Beziehung – auch die, gegen die wir uns in diesem Fall entschieden haben. Sie gehören trotzdem zu unserer Organisation, denn sonst hätte es keinen Konflikt gegeben. Vielleicht sind uns sogar einige der Werte, die uns in dieser Fragestellung nicht so wichtig waren, allgemein für unsere Organisation sogar sehr wichtig!

Wenn uns weitere Werte einfallen, die unsere Organisation und das, wofür wir stehen, beschreiben, ordnen wir sie ebenfalls in die Kreise ein.

Gut zu wissen

Wir können die Werte einfach nach Gefühl einordnen und die weiter nach innen setzen, die uns wichtiger sind. Oder wir nehmen folgende Fragen als Orientierung zur Hilfe:

Was macht unsere Organisation?
Die Antworten hierauf kommen in den äußeren Kreis.

Wie macht sie es?
Das kommt in den zweiten Kreis.

Warum macht sie es?
Das kommt in den innersten Kreis.

So wird’s gemacht

Ideen, wie wir das machen können, können wir jetzt gemeinsam sammeln. Die vier Bereiche helfen dabei, in verschiedene Richtungen zu denken und unsere Ideen zu ordnen.

Unter Alltagssituationen fallen Punkte, an denen in unserem organisationsinternen Alltag unsere Werte sichtbar werden.

Unter Projekte können wir Ideen für größere Vorhaben sammeln, die zu unseren Werten passen.

Unter Interne Kommunikation fallen Vorschläge, wie wir miteinander umgehen möchten.

Zur Außendarstellung gehören Ideen, wie wir uns als Organisation darstellen können und wie sich unsere Werte in der Interaktion mit externen Akteur*innen zeigen.

Gut zu wissen

Unsere Werte zu kennen ist kein Selbstzweck, sondern hilft uns dabei, den Daseinsgrund unserer Organisation besser zu verstehen – und in der Folge auch in die Tat umzusetzen.

Damit die Ideen nicht verloren gehen und tatsächlich umgesetzt werden, ist es sinnvoll, dass wir jetzt eine Person bestimmen, die dafür zuständig ist, die Umsetzung zu betreuen.

Im Idealfall legen wir auch sofort einen Termin fest, an dem wir uns weiter mit den Ideen beschäftigen, um den Schwung und die Motivation, die wir durch unseren erfolgreich abgeschlossenen Prozess haben, zu nutzen!