Moderator*innen haben ihre Rolle im Rahmen bestimmter oder auch aller Methoden, die in einem Prozess durchgeführt werden. Sie kümmern sich darum, dass alle Schritte, die zu einer Methode gehören, durchgeführt werden, und dass alle Teilnehmer*innen gehört werden. Je nach Methode kann es sein, dass Moderator*innen die Aussagen einer Gruppe zusammenfassen müssen, wofür ein feines Gespür für die Bedürfnisse und Wünsche der Teilnehmer*innen von großem Vorteil ist.
Damit die Gruppe sich nicht verzettelt und zu Ergebnissen kommt, gibt es die Zeitwächter*innen. Sie stellen sicher, dass Moderator*innen den vorher aufgestellten Zeitrahmen nicht aus den Augen verlieren, und erinnern im Zweifelsfall die ganze Gruppe daran, dass sie sich bald einigen sollte oder nur noch ein paar Wortbeiträge gehört werden können.
Ein Protokoll hält Arbeitsergebnisse fest, damit man sich im Nachhinein auf sie beziehen und mit ihnen weiterarbeiten kann. Vor allem, wenn in einer Methode hauptsächlich gesprochen wird, sorgen Protokollant*innen dafür, dass Ergebnisse dokumentiert werden.
Manager*innen behalten den Überblick über den Prozess und kümmern sich darum, dass die Gruppe mit der Fragestellung vorankommt. Sie müssen nicht alles selber machen, aber sich darum sorgen, dass keine Aufgaben liegen bleiben.
Die Aufgabe der Kommunikator*innen ist es, den Prozess für alle transparent und zugänglich zu machen. Dazu gehört es, über wichtige Termine und Arbeitsergebnisse zu informieren – vor allem aber im ersten Schritt darüber, dass überhaupt ein Partizipationsprozess stattfindet.
Manchmal fehlen Zuständigkeiten, die sicherstellen, dass eine Entscheidung tatsächlich in die Tat umgesetzt wird. Dann sollten Umsetzer*innen bestimmt werden, deren Aufgabe es ist, dafür zu sorgen, dass die gemeinsame Lösung Wirklichkeit wird. Das bedeutet nicht, dass sie alles alleine machen müssen.
Die Fallgeber*innen sind diejenigen, die ein Anliegen haben, das sie partizipativ lösen möchten. Das kann ein Problem sein, ein Wunsch für eine Veränderung oder die Idee für ein Projekt. Indem sie ihre Fragestellung in die Organisation tragen, stoßen sie einen Partizipationsprozess an.
Alle Akteur*innen können Expertenwissen in den Prozess einbringen, aber je nach Fragestellung kann es Menschen geben, die besonderes Fachwissen oder besondere Erfahrung in einem Bereich haben. Das bedeutet nicht, dass ihre Stimme mehr Wert ist als die anderer Akteur*innen, aber sie sollten von allen als Expert*innen anerkannt und wahrgenommen werden.
Je nach Organisation und Fragestellung kann es sein, dass nicht alle Akteur*innen gleichberechtigt in die nale Entscheidung über eine Lösung einbezogen werden. In diesem Fall ist es wichtig, klar zu benennen, wer die Entscheider*innen sind.
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